Wskazówki dla prowadzących

Jak radzić sobie w trudnych sytuacjach:

Co możesz zrobić, gdy jedna osoba dominuje w dyskusji

• Podziękuj jej za aktywność i zwróć się do innych: „To bardzo ciekawe spostrzeżenie! A Wy, co na ten temat sądzicie?”
• Wprowadź limit czasowy na wypowiedź – np. każda osoba ma 1 minutę na wyrażenie swojej opinii.
• Zastosuj metodę „przekazywania głosu” – np. osoba, która mówiła, wybiera następną osobę do zabrania głosu.

Czego unikać?

• Nie przerywaj nagle i ostro – lepiej łagodnie przekierować rozmowę do innych.

Co możesz zrobić, gdy nikt się nie odzywa

• Zacznij od łatwych, ogólnych pytań, np. „Czy ktoś miał podobne doświadczenie?”
• Zamiast pytań zamkniętych („Czy się zgadzacie?”), stosuj pytania naprowadzające, np. „A co myślicie o…?”
• Daj uczestnikom chwilę do namysłu – wykorzystaj jako narzędzie aktywizacji ciszę – milczenie przez kilka sekund daje szansę na reakcję.
• Podziel uczestników na mniejsze grupy – ludzie chętniej dzielą się opiniami w węższym gronie.

Czego unikać?

• Nie zmuszaj do odpowiedzi, np. „Proszę coś powiedzieć, bo nikt się nie odzywa” – to może onieśmielić grupę i dodatkowo zniechęcić ją do rozmowy.

Co możesz zrobić, gdy uczestnicy są rozproszeni, w trakcie ćwiczeń odpisują na maile, skrolują ekrany smartfonów?

• Już na początku ustal jasne zasady: „Proszę, żebyśmy podczas ćwiczenia skupili się na rozmowie, na sprawdzanie maili będzie czas podczas przerwy”.
• Możesz humorystycznie zwrócić im uwagę, np. „Widzę, że kilka osób jest bardzo zajętych – mamy jakieś pilne wiadomości od klientów?”
• Jeśli problem narasta, zaproponuj krótką przerwę, po której poproś o odłożenie smartfonów i powrót do pełnego skupienia.

Czego unikać?

• Nie zawstydzaj konkretnej osoby, tylko przypomnij o zasadach dla całej grupy.

Co możesz zrobić, gdy uczestnicy rozmawiają między sobą

• Podejdź do rozmawiających osób i zatrzymaj na nich wzrok – to zwykle wystarczy.
• Powiedz stanowczo, ale uprzejmie: „Widzę, że prowadzicie ważną rozmowę, ale czy możemy wrócić do wspólnej dyskusji?”
• Jeśli sytuacja się powtarza, wprowadź zasadę „jeden mówi – reszta słucha” i przypominaj o niej na bieżąco.

Czego unikać?

• Ignorowanie sytuacji – jeśli kilka osób prowadzi własne rozmowy, reszta grupy też się wyłączy.

Jak zadbać o włączanie wszystkich uczestników do dyskusji?

Zadbaj o to, by styl komunikacji był dostosowany do potrzeb/preferencji różnych pokoleń.

• Młodsze osoby mogą szybciej reagować i mówić bardziej dynamicznie – warto je spowolnić i zapytać o szczegóły.
• Starsi uczestnicy mogą potrzebować więcej czasu na wypowiedź – nie przerywaj im zbyt szybko.
• Wykorzystuj zróżnicowane formy ćwiczeń i wyrażania opinii – np. zarówno ćwiczenia papier/ołówek, jak i aplikacje do prowadzenia burzy mózgów, zarówno głosowanie za pomocą ankiet papierowych, jak i za pośrednictwem aplikacji.
• Do pracy w parach łącz osoby w różnym wieku i o różnych preferencjach komunikacyjnych.
• Przy pracy w grupach zadbaj o różnorodność wiekową osób w każdej grupie.

Zachęcaj cichsze osoby do wypowiedzi

• Nie naciskaj, ale zaproś do zabrania głosu: „Katarzyno, a co ty o tym sądzisz? Twoja perspektywa będzie cenna”.
• Daj czas na zapisanie swoich przemyśleń podczas realizacji ćwiczenia – niektóre osoby wolą najpierw coś zapisać, zanim się wypowiedzą.
• Możesz poprosić o opinię w mniejszych grupach, a dopiero potem na forum.

Czego unikać?

• Nie wywołuj cichych osób na siłę – mogą się jeszcze bardziej wycofać z rozmowy.

Spraw, by każdy czuł się ważnym członkiem spotkania

• Na początku podkreśl: „Każdy z Was ma unikalne doświadczenia i perspektywy, które mogą pomóc zespołowi”.
• Po wypowiedziach, podsumowuj, co zostało powiedziane, np. „To ciekawy punkt widzenia, który łączy się z tym, co mówił Tomek”.
• Chwal różne podejścia, np. „Kasia podeszła do tego kreatywnie, a Marek bardziej analitycznie – ich pomysły świetnie się uzupełniają!”
• Zadbaj o równy czas wypowiedzi – jeśli ktoś dominuje, delikatnie przekieruj rozmowę na innych.

Czego unikać?

• Nie zakładaj, że wszyscy mają takie same potrzeby – np. młodsze osoby mogą potrzebować większej dynamiki, starsze – ustrukturyzowanej rozmowy.

Na koniec

Każda grupa stanowi dla prowadzącego wyzwanie. Odpowiednie techniki pomogą Ci jednak stworzyć przestrzeń do otwartej rozmowy i zadbać o to, by wszyscy angażowali się w zadania:

• Reaguj na każdą sytuację, która świadczy o braku szacunku do innego uczestnika, a także dla Ciebie jako prowadzącego.
• Staraj się dostosować sposób prowadzenia ćwiczeń do potrzeb i stylów komunikacji różnych pokoleń. Łącząc ich w zróżnicowane wiekowo grupy sprawisz, że lepiej się poznają i poznają swoje mocne strony.
• Zbuduj atmosferę, w której każdy będzie czuł się ważny i wysłuchany.

Dodatkowe podpowiedzi znajdziesz w opisach ćwiczeń.

Zobacz też:

• Narzędzia do pracy online
• Cztery pokolenia na rynku pracy– co warto o nich wiedzieć?